Eine ZUGFeRD-Rechnung verbindet ein visuelles PDF mit maschinenlesbaren XML-Daten – doch wie sieht das in der Praxis konkret aus? In diesem umfassenden Leitfaden zeigen wir Ihnen anhand konkreter ZUGFeRD-Rechnung Beispiele, wie das Format aufgebaut ist, welche Profile es gibt und wie Sie selbst eine ZUGFeRD-konforme Rechnung erstellen, validieren und auslesen können. Besonders relevant: ein Praxisbeispiel für den Kfz-Handel mit Differenzbesteuerung nach §25a UStG.
Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung? Aufbau und Funktionsweise
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat, das auf dem internationalen Standard Factur-X basiert. Das Besondere: Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht immer aus zwei Komponenten, die in einer einzigen Datei vereint werden.
Die zwei Schichten einer ZUGFeRD-Rechnung
| Komponente | Format | Zweck | Lesbar für |
|---|---|---|---|
| Visuelle Ebene | PDF/A-3 | Darstellung der Rechnung wie gewohnt | Menschen (jeder PDF-Reader) |
| Strukturierte Ebene | XML (Cross Industry Invoice) | Maschinenlesbare Rechnungsdaten | Software & Buchhaltungssysteme |
Das PDF/A-3-Format ist eine spezielle Variante des PDF-Standards, die Dateianhänge erlaubt. Genau diese Fähigkeit nutzt ZUGFeRD: Die XML-Datei mit dem Namen factur-x.xml (bei ZUGFeRD 2.x) wird als Anhang in das PDF eingebettet. Von außen sieht die Datei aus wie ein normales PDF – intern enthält sie jedoch die vollständigen, strukturierten Rechnungsdaten.
Gut zu wissen: Das PDF/A-3-Format stellt sicher, dass die Rechnung langzeitarchivierungsfähig ist. Schriftarten, Farben und Layout werden fest eingebettet, sodass die Rechnung auch in 10 Jahren identisch dargestellt wird – eine wichtige Anforderung für die gesetzliche Aufbewahrungspflicht.
ZUGFeRD-Profile im Detail: Minimum bis XRechnung
ZUGFeRD bietet verschiedene Profile, die sich im Umfang und in der Tiefe der enthaltenen XML-Daten unterscheiden. Je nach Geschäftsanforderung und Empfänger wählen Sie das passende Profil. Hier ein vollständiger Überblick über alle verfügbaren ZUGFeRD-Rechnung Beispiel-Profile:
Übersicht aller ZUGFeRD-Profile
| Profil | Datenumfang | Positionszeilen | EN 16931-konform | Typischer Einsatz |
|---|---|---|---|---|
| Minimum | Nur Kopfdaten (Rechnungsnr., Datum, Beträge) | Nein | Nein | Buchungsreferenz, Zahlungsabwicklung |
| Basic WL | Erweiterte Kopfdaten ohne Einzelpositionen | Nein | Nein | Zusammengefasste Rechnungsinformationen |
| Basic | Kopfdaten + Einzelpositionen | Ja | Nein | Standard-B2B-Rechnungen |
| EN 16931 (Comfort) | Vollständige EU-Norm-Daten | Ja | Ja | EU-konforme E-Rechnungen, B2B ab 2025 |
| Extended | Maximaler Datenumfang, branchenspezifisch | Ja | Ja (erweitert) | Kfz-Handel, komplexe Branchen |
| XRechnung | XRechnung-Spezifikation im ZUGFeRD-Container | Ja | Ja | Öffentliche Auftraggeber (B2G) |
Welches Profil brauchen Sie? Für die meisten B2B-Rechnungen im Sinne der E-Rechnungspflicht ab 2025 ist das Profil EN 16931 (Comfort) die richtige Wahl. Es erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen der europäischen Norm. Für den Kfz-Handel mit Differenzbesteuerung empfiehlt sich das Extended-Profil, da es branchenspezifische Felder wie Fahrzeugdaten unterstützt.
Minimum-Profil: Das Einstiegslevel
Das Minimum-Profil enthält nur die absolut notwendigsten Daten: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Verkäufer, Käufer und Gesamtbeträge. Es eignet sich primär als Buchungsreferenz und wird in der Praxis selten als alleiniges Format verwendet, da es nicht der EU-Norm EN 16931 entspricht und damit nicht als vollwertige E-Rechnung im Sinne des Wachstumschancengesetzes gilt.
EN 16931 (Comfort): Der EU-konforme Standard
Das Comfort-Profil – offiziell EN 16931 – bildet die europäische Norm vollständig ab. Es enthält alle Pflichtfelder, die für eine gesetzeskonforme E-Rechnung erforderlich sind, darunter detaillierte Steuerdaten, Zahlungsinformationen und vollständige Positionsangaben. Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können – und dieses Profil ist der empfohlene Standard dafür.
Extended-Profil: Für branchenspezifische Anforderungen
Das Extended-Profil bietet den größten Funktionsumfang und ermöglicht zusätzliche Felder, die in bestimmten Branchen benötigt werden. Im Kfz-Handel ist das besonders relevant, da hier Fahrzeugidentifikationsnummern (FIN), Differenzbesteuerung nach §25a UStG und weitere branchenspezifische Daten abgebildet werden können.
Visuelles Beispiel: So sieht eine ZUGFeRD-Rechnung aus
Um zu verstehen, wie eine ZUGFeRD-Rechnung in der Praxis aussieht, betrachten wir beide Seiten – die visuelle PDF-Darstellung und die eingebettete XML-Struktur.
Die PDF-Seite: Was der Mensch sieht
Wenn Sie eine ZUGFeRD-Rechnung in einem normalen PDF-Reader öffnen, sehen Sie eine klassisch formatierte Rechnung mit allen gewohnten Elementen:
- Briefkopf: Firmenlogo, Absenderadresse, Empfängeradresse
- Rechnungsdetails: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungszeitraum, Kundennummer
- Positionstabelle: Artikelbezeichnung, Menge, Einzelpreis, Gesamtpreis je Position
- Summenbereich: Nettobetrag, Umsatzsteuer (aufgeschlüsselt nach Steuersätzen), Bruttobetrag
- Zahlungsinformationen: Bankverbindung (IBAN, BIC), Zahlungsziel, Skonto-Hinweise
- Fußzeile: Steuernummer/USt-IdNr., Handelsregister, Geschäftsführer
Der entscheidende Unterschied zu einer normalen PDF-Rechnung ist oft nur an einem kleinen Detail erkennbar: In der Anhangsliste des PDF-Readers (meist über ein Büroklammer-Symbol erreichbar) befindet sich die Datei factur-x.xml. Einige PDF-Reader zeigen zusätzlich ein ZUGFeRD-Konformitätssymbol an.
Die XML-Seite: Was die Software liest
Die eingebettete XML-Datei enthält dieselben Informationen in maschinenlesbarer Form – strukturiert nach dem Cross Industry Invoice (CII)-Standard. Hier ein vereinfachtes ZUGFeRD-Rechnung Beispiel der XML-Struktur:
XML-Struktur einer ZUGFeRD-Rechnung: Die wichtigsten Felder
Die XML-Datei einer ZUGFeRD-Rechnung folgt einer festen Struktur, die auf dem UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII)-Standard basiert. Jede ZUGFeRD-XML-Datei ist in mehrere Hauptbereiche gegliedert. Für ein praxisnahes ZUGFeRD-Rechnung Beispiel sind folgende Felder besonders relevant:
Die Hauptbereiche der ZUGFeRD-XML
| XML-Bereich | Inhalt | Wichtige Felder |
|---|---|---|
| ExchangedDocumentContext | Profilinformation und Geschäftskontext | GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter (Profil-ID) |
| ExchangedDocument | Dokumentkopf | ID (Rechnungsnr.), TypeCode (380=Rechnung), IssueDateTime |
| SupplyChainTradeTransaction | Geschäftstransaktion | Enthält die drei folgenden Unterbereiche |
| → ApplicableHeaderTradeAgreement | Handelspartner | SellerTradeParty, BuyerTradeParty (Name, Adresse, Steuer-ID) |
| → ApplicableHeaderTradeDelivery | Lieferinformationen | ActualDeliverySupplyChainEvent (Lieferdatum) |
| → ApplicableHeaderTradeSettlement | Zahlungs- und Steuerinformationen | InvoiceCurrencyCode, ApplicableTradeTax, SpecifiedTradePaymentTerms, SpecifiedTradeSettlementHeaderMonetarySummation |
| IncludedSupplyChainTradeLineItem | Einzelpositionen | LineID, SpecifiedTradeProduct (Name, ID), NetPriceProductTradePrice, BilledQuantity |
TypeCodes: Dokumenttypen in ZUGFeRD
Der TypeCode im ExchangedDocument gibt an, um welche Art von Dokument es sich handelt:
- 380: Handelsrechnung (Commercial Invoice) – der Standardfall
- 381: Gutschrift (Credit Note)
- 384: Korrigierte Rechnung (Corrected Invoice)
- 389: Eigenbeleg / Gutschriftsverfahren (Self-billed Invoice)
- 751: Rechnungsinformation / Proforma-Rechnung
Steuerinformationen in der XML: CategoryCode
Besonders für den Kfz-Handel relevant sind die Steuer-Kategoriecodes, die angeben, wie eine Position besteuert wird:
| CategoryCode | Bedeutung | Beispiel |
|---|---|---|
| S | Standard-Steuersatz | 19% oder 7% USt |
| Z | Nullsatz (Zero Rate) | Innergemeinschaftliche Lieferung |
| E | Steuerbefreit (Exempt) | Kleinunternehmerregelung §19 UStG |
| AE | Reverse Charge | Leistungsempfänger schuldet die Steuer |
| K | Innergemeinschaftliche Lieferung | EU-weite B2B-Lieferung |
ZUGFeRD-Rechnung erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung
Ob Sie eine ZUGFeRD-Rechnung manuell, mit einer Bibliothek oder mit einer fertigen Softwarelösung erstellen möchten – hier finden Sie den passenden Weg. Wir zeigen Ihnen die einzelnen Schritte anhand eines praxisnahen ZUGFeRD-Rechnung Beispiel:
Schritt 1: Rechnungsdaten zusammenstellen
Stellen Sie sicher, dass alle Pflichtangaben gemäß §14 UStG und der gewählten ZUGFeRD-Profilstufe vorhanden sind:
- Vollständiger Name und Anschrift von Rechnungssteller und -empfänger
- Steuernummer oder USt-IdNr. des Rechnungsstellers
- Rechnungsnummer (fortlaufend und einmalig)
- Rechnungsdatum und Leistungsdatum/-zeitraum
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Leistungen
- Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag (aufgeschlüsselt)
- Zahlungsinformationen (IBAN, BIC, Zahlungsziel)
Schritt 2: XML-Datei generieren
Erstellen Sie die ZUGFeRD-konforme XML-Datei im CII-Format. Dafür haben Sie mehrere Möglichkeiten:
- Manuell: XML von Hand schreiben (nur für Entwickler empfohlen)
- Bibliothek: Koha (Java), Mustang (Java), Factur-X (Python), ZUGFeRD-csharp (.NET)
- Software: Rechnungsprogramme mit integrierter ZUGFeRD-Unterstützung
Schritt 3: PDF/A-3 erzeugen
Erstellen Sie das PDF/A-3-Dokument mit dem visuellen Rechnungslayout. Wichtig: Es muss sich um PDF/A-3 handeln (nicht PDF/A-1 oder PDF/A-2), da nur diese Version eingebettete Dateien erlaubt. Viele Bibliotheken erzeugen das PDF/A-3 automatisch.
Schritt 4: XML in PDF einbetten
Betten Sie die XML-Datei als Anhang in das PDF/A-3-Dokument ein. Die Datei muss als factur-x.xml benannt werden. Zusätzlich müssen spezielle PDF-Metadaten (XMP) gesetzt werden, die das Dokument als ZUGFeRD-konform kennzeichnen und das verwendete Profil angeben.
Schritt 5: Validierung durchführen
Prüfen Sie die fertige ZUGFeRD-Rechnung auf Konformität. Dieser Schritt ist entscheidend, um sicherzustellen, dass sowohl die XML-Struktur als auch die PDF/A-3-Konformität den Vorgaben entsprechen. Details zur Validierung finden Sie im nächsten Abschnitt.
Praxistipp: Für die meisten Unternehmen ist der effizienteste Weg ein Rechnungsprogramm mit integrierter ZUGFeRD-Unterstützung. Damit entfallen die technischen Schritte 2–4 komplett, und Sie erhalten per Knopfdruck eine validierte ZUGFeRD-Rechnung.
ZUGFeRD-Rechnung validieren: So prüfen Sie die Konformität
Die Validierung einer ZUGFeRD-Rechnung umfasst mehrere Prüfebenen. Nur wenn alle Ebenen bestanden werden, gilt die Rechnung als konform:
Die drei Prüfebenen
| Prüfebene | Was wird geprüft? | Typische Fehler |
|---|---|---|
| 1. PDF/A-3-Konformität | Entspricht das PDF dem PDF/A-3-Standard? | Fehlende Schriftarten, transparente Elemente, falsche Version |
| 2. XML-Schema-Validierung | Entspricht die XML-Struktur dem CII-Schema? | Fehlende Pflichtfelder, falsche Datentypen, ungültige Codes |
| 3. Geschäftsregel-Prüfung | Sind die Geschäftsregeln des gewählten Profils erfüllt? | Fehlende Steuer-IDs, inkonsistente Beträge, fehlende Pflichtangaben |
Tools zur Validierung
- FeRD-Validierungstool (kostenlos): Das offizielle Tool des Forums elektronische Rechnung Deutschland – prüft alle drei Ebenen
- KoSIT Validator (Open Source): Die Koordinierungsstelle für IT-Standards bietet einen Validator, der auch XRechnung-Profile prüft
- Mustang Validator (Java): Bestandteil der Mustang-Bibliothek, kann als eigenständiges Tool genutzt werden
- veraPDF (Open Source): Spezialisiert auf PDF/A-Validierung – prüft die erste Ebene besonders gründlich
- Online-Validatoren: Verschiedene Anbieter bieten webbasierte Validierung an – beachten Sie dabei den Datenschutz
ZUGFeRD-XML auslesen und extrahieren
Wenn Sie eine ZUGFeRD-Rechnung erhalten, möchten Sie möglicherweise die eingebetteten XML-Daten extrahieren, um sie weiterzuverarbeiten. Hier die gängigsten Methoden:
Manuelle Extraktion
- Adobe Acrobat Reader: Öffnen Sie das PDF → Klicken Sie auf das Büroklammer-Symbol (Anlagen) → Rechtsklick auf factur-x.xml → „Anlage speichern“
- Foxit Reader: Öffnen Sie das PDF → Navigationsbereich → Anlagen → Datei exportieren
Programmatische Extraktion
Für die automatisierte Verarbeitung großer Mengen an ZUGFeRD-Rechnungen eignen sich Programmierbibliotheken:
- Python: Die Bibliothek factur-x (pip install factur-x) bietet Funktionen zum Lesen und Schreiben von ZUGFeRD/Factur-X-Dateien
- Java: Mustang-Bibliothek von der Koha-Gruppe mit umfassender Lese- und Schreibunterstützung
- .NET: ZUGFeRD-csharp-Bibliothek für die Integration in Windows-Anwendungen
- PHP: horstoeko/zugferd – eine PHP-Bibliothek für ZUGFeRD 2.x und Factur-X
Automatisierte Verarbeitung im Rechnungsworkflow
Moderne E-Rechnungssoftware liest die eingebettete XML automatisch aus und überführt die Daten direkt in Ihr Buchhaltungssystem. Das spart manuelle Eingaben und reduziert Fehler erheblich. Besonders wertvoll: Die Software kann die extrahierten Daten automatisch mit Bestellungen, Lieferscheinen und Zahlungen abgleichen.
Tools für die ZUGFeRD-Erstellung und -Verarbeitung
Für die Erstellung und Verarbeitung von ZUGFeRD-Rechnungen gibt es ein breites Spektrum an Werkzeugen – von Open-Source-Bibliotheken bis hin zu professionellen Softwarelösungen:
Entwickler-Bibliotheken (Open Source)
| Bibliothek | Sprache | Funktionen | Lizenz |
|---|---|---|---|
| Mustang | Java | Lesen, Schreiben, Validieren | Apache 2.0 |
| factur-x | Python | Lesen, Schreiben | BSD |
| ZUGFeRD-csharp | .NET/C# | Lesen, Schreiben | Apache 2.0 |
| horstoeko/zugferd | PHP | Lesen, Schreiben, Validieren | MIT |
| KoSIT Validator | Java | Validierung (XRechnung + ZUGFeRD) | Apache 2.0 |
Professionelle Softwarelösungen
- AutoPult: Spezialisiert auf den Kfz-Handel – erzeugt automatisch ZUGFeRD-Rechnungen mit korrekter Differenzbesteuerung und DATEV-Schnittstelle
- Lexware/lexoffice: ZUGFeRD-Export für kleine Unternehmen und Freiberufler
- sevDesk: Cloud-basierte Lösung mit ZUGFeRD-Unterstützung
- DATEV: Integration über Unternehmen Online – Import und Export von ZUGFeRD-Rechnungen
ZUGFeRD 2.0 vs. 2.1 vs. 2.2: Die wichtigsten Unterschiede
Die ZUGFeRD-Spezifikation wurde seit ihrer Erstveröffentlichung mehrfach aktualisiert. Hier ein Überblick über die relevanten Versionen und ihre Unterschiede:
| Merkmal | ZUGFeRD 2.0 | ZUGFeRD 2.1 | ZUGFeRD 2.2 / 2.3 |
|---|---|---|---|
| Veröffentlichung | März 2019 | Juli 2020 | 2022 / 2024 |
| Factur-X-Version | 1.0 | 1.0.05 | 1.0.06 / 1.0.07 |
| XRechnung-Profil | Nein | Ja (neu hinzugefügt) | Ja (aktualisiert) |
| XRechnung-Version | – | 1.2 / 2.0 | 2.2 / 3.0 |
| Attachment-Support | Eingeschränkt | Verbessert | Erweitert (zusätzliche Anhänge) |
| Binäranhänge | Nein | Ja (als zusätzliche PDF-Anhänge) | Ja (auch andere Formate) |
| Empfehlung | Nicht mehr empfohlen | Noch nutzbar | Aktuelle Empfehlung |
Wichtige Neuerungen in ZUGFeRD 2.1+
- XRechnung-Profil: Ermöglicht die Erstellung von XRechnung-konformen Rechnungen innerhalb des ZUGFeRD-Containers – ideal für die Kombination beider Formate
- Zusätzliche Anhänge: Ab Version 2.1 können neben der factur-x.xml auch weitere Dateien (z.B. Leistungsnachweise, Fotos) in das PDF eingebettet werden
- Verbesserte Validierung: Strengere Prüfregeln und aktualisierte Codelisten sorgen für höhere Datenqualität
- Aktualisierte XRechnung-Versionen: Jede ZUGFeRD-Version referenziert die zum Zeitpunkt der Veröffentlichung aktuelle XRechnung-Spezifikation
Empfehlung: Verwenden Sie immer die aktuellste ZUGFeRD-Version (derzeit 2.3). Ältere Versionen werden zwar noch akzeptiert, bieten aber weniger Funktionen und können bei der Validierung zu Warnungen führen. Prüfen Sie regelmäßig, ob Ihre Software auf dem neuesten Stand ist.
Praxisbeispiel: ZUGFeRD-Rechnung für einen Fahrzeugverkauf mit §25a UStG
Ein besonders anschauliches ZUGFeRD-Rechnung Beispiel aus der Praxis ist der Verkauf eines Gebrauchtwagens mit Differenzbesteuerung. Dieses Szenario zeigt, wie branchenspezifische Anforderungen im ZUGFeRD-Format abgebildet werden.
Szenario: Autohaus Mustermann verkauft einen Gebrauchtwagen
| Feld | Wert |
|---|---|
| Verkäufer | Autohaus Mustermann GmbH, Hauptstraße 42, 80331 München |
| Käufer | Max Beispiel, Musterweg 7, 60311 Frankfurt |
| Fahrzeug | BMW 320d Touring, EZ 03/2021, 45.000 km |
| FIN | WBAXXXXXXXX123456 |
| Rechnungsnummer | RE-2026-001234 |
| Rechnungsbetrag | 28.900,00 EUR (Differenzbesteuerung – keine USt ausgewiesen) |
| Besteuerung | §25a UStG – Differenzbesteuerung |
| ZUGFeRD-Profil | Extended (für branchenspezifische Felder) |
Besonderheiten bei der Differenzbesteuerung
Bei der Differenzbesteuerung nach §25a UStG darf auf der Rechnung keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Dies hat direkte Auswirkungen auf die XML-Struktur:
- Der Tax CategoryCode wird auf E (Exempt) gesetzt
- Der Steuersatz (RateApplicablePercent) beträgt 0.00
- Im Feld ExemptionReason wird der Hinweis „Differenzbesteuerung nach §25a UStG“ eingetragen
- Der ExemptionReasonCode wird auf vatex-eu-ae oder einen vergleichbaren Code gesetzt
- Im PDF muss der Hinweis auf die Differenzbesteuerung deutlich sichtbar sein
Zusätzliche Fahrzeugdaten im Extended-Profil
Das Extended-Profil ermöglicht die Abbildung von fahrzeugspezifischen Informationen in der XML-Struktur:
- Fahrzeugidentifikationsnummer (FIN): Als GlobalID des Produkts oder in einem zusätzlichen Referenzfeld
- Erstzulassung und Kilometerstand: Über ApplicableProductCharacteristic-Felder
- Fahrzeugtyp und Modell: In der Produktbeschreibung (SpecifiedTradeProduct)
Automatische ZUGFeRD-Erstellung mit AutoPult
AutoPult löst die Herausforderungen der ZUGFeRD-Erstellung im Kfz-Handel automatisiert. Als spezialisierte Branchenlösung für Autohändler erzeugt AutoPult ZUGFeRD-konforme Rechnungen direkt aus dem Verkaufsprozess heraus – ohne manuelle Eingriffe und technisches Wissen.
So funktioniert die automatische ZUGFeRD-Generierung
- Automatische Profilerkennung: AutoPult wählt das richtige ZUGFeRD-Profil basierend auf dem Rechnungstyp – Extended für Fahrzeugverkäufe, EN 16931 für Werkstattrechnungen
- Korrekte Differenzbesteuerung: Die Steuerlogik nach §25a UStG wird automatisch in XML und PDF abgebildet – inklusive aller Pflichthinweise und korrekter CategoryCodes
- Fahrzeugdaten-Integration: FIN, Erstzulassung, Kilometerstand und weitere Fahrzeugdaten werden automatisch aus der Fahrzeugverwaltung übernommen
- Integrierte Validierung: Jede Rechnung wird vor dem Versand automatisch auf ZUGFeRD-Konformität geprüft
- DATEV-Schnittstelle: Die erzeugten ZUGFeRD-Rechnungen können direkt an DATEV Unternehmen Online übertragen werden
- E-Mail-Versand: ZUGFeRD-Rechnungen werden per E-Mail an Kunden und Steuerberater versendet – alles in einem Schritt
Für Autohändler: Mit AutoPult erstellen Sie ZUGFeRD-konforme Rechnungen für Fahrzeugverkäufe, Werkstattaufträge und Teileverkäufe in einem System. Die E-Rechnungspflicht ist damit automatisch erfüllt – ohne zusätzlichen Aufwand oder technisches Wissen. Jetzt kostenlos testen.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Was ist ein konkretes ZUGFeRD-Rechnung Beispiel?
Ein ZUGFeRD-Rechnung Beispiel ist eine PDF-Datei im PDF/A-3-Format, die eine eingebettete XML-Datei (factur-x.xml) enthält. Die PDF-Seite zeigt die Rechnung visuell (Absender, Empfänger, Positionen, Beträge), während die XML-Datei dieselben Daten maschinenlesbar strukturiert – nach dem UN/CEFACT Cross Industry Invoice Standard.
Welches ZUGFeRD-Profil brauche ich für die E-Rechnungspflicht?
Für die E-Rechnungspflicht gemäß dem Wachstumschancengesetz benötigen Sie mindestens das Profil EN 16931 (Comfort). Dieses Profil erfüllt die europäische Norm vollständig. Die Profile Minimum und Basic WL gelten nicht als vollwertige E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Für den Kfz-Handel ist das Extended-Profil empfehlenswert.
Kann ich eine ZUGFeRD-Rechnung mit einem normalen PDF-Reader öffnen?
Ja, die visuelle PDF-Seite einer ZUGFeRD-Rechnung kann mit jedem PDF-Reader geöffnet und gelesen werden. Um die eingebettete XML-Datei zu sehen und zu extrahieren, benötigen Sie einen PDF-Reader, der Anhänge anzeigt (z.B. Adobe Acrobat Reader oder Foxit Reader).
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
ZUGFeRD ist ein hybrides Format (PDF + XML), während XRechnung ein reines XML-Format ist. Seit ZUGFeRD 2.1 gibt es ein eigenes XRechnung-Profil, das beide Welten verbindet. Für B2B-Rechnungen ist ZUGFeRD meist die bessere Wahl, für B2G (öffentliche Auftraggeber) wird oft reine XRechnung verlangt.
Wie validiere ich eine ZUGFeRD-Rechnung?
Nutzen Sie das kostenlose FeRD-Validierungstool oder den KoSIT-Validator. Diese prüfen drei Ebenen: PDF/A-3-Konformität, XML-Schema-Validierung und Geschäftsregel-Prüfung. Professionelle Software wie AutoPult validiert Rechnungen automatisch vor dem Versand.
Wie bilde ich die Differenzbesteuerung (§25a UStG) in ZUGFeRD ab?
Setzen Sie den Tax CategoryCode auf E (Exempt), den Steuersatz auf 0.00 und tragen Sie im ExemptionReason den Hinweis „Differenzbesteuerung nach §25a UStG – Umsatzsteuer wird nicht ausgewiesen“ ein. Im PDF muss dieser Hinweis ebenfalls deutlich sichtbar sein. Am sichersten gelingt dies mit spezialisierter Kfz-Software.
Welche ZUGFeRD-Version sollte ich verwenden?
Verwenden Sie die aktuellste Version – derzeit ZUGFeRD 2.3. Diese bietet den größten Funktionsumfang, die aktuellsten XRechnung-Profile und die beste Kompatibilität. Ältere Versionen (2.0, 2.1) werden zwar noch akzeptiert, sollten aber für neue Implementierungen nicht mehr verwendet werden.
