Der Begriff DMS hat im Autohandel eine doppelte Bedeutung: Im IT-Bereich steht er für Dokumentenmanagementsystem, in der Automobilbranche für Dealer Management System. AutoPult vereint beides — ein vollwertiges Dealer Management System mit integriertem, GoBD-konformem Dokumentenmanagement. Dieser Artikel behandelt die Dokumentenmanagement-Funktionen, die für die Dokumentenverwaltung im Autohandel unverzichtbar sind.
DMS-Doppelbedeutung im Autohandel
Wenn Autohändler von „DMS“ sprechen, meinen sie meist ihr Dealer Management System — die zentrale Software für Fahrzeugverwaltung, Verkauf und Buchhaltung. Gleichzeitig benötigen sie ein Dokumentenmanagementsystem für die digitale Archivierung von Rechnungen, Verträgen und Fahrzeugdokumenten. AutoPult bietet beides in einer integrierten Lösung — kein Systemwechsel, keine Medienbrüche.
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software zur elektronischen Verwaltung, Speicherung und Archivierung von Dokumenten. Es ersetzt den klassischen Aktenordner durch eine digitale, durchsuchbare und revisionssichere Ablage. Für Autohändler bedeutet das: Kein Suchen in Papierakten, keine verlorenen Kaufverträge, keine fehlenden Rechnungen bei der Betriebsprüfung.
Erfassung und Import
Dokumente werden automatisch oder manuell erfasst: Scannen von Papierdokumenten, Import von E-Mails, automatische Übernahme von E-Rechnungen, Upload von Fotos und PDFs. AutoPult erkennt Dokumententypen automatisch.
Ablage und Klassifizierung
Jedes Dokument wird automatisch dem richtigen Fahrzeug, Kunden oder Vorgang zugeordnet. Metadaten wie Dokumententyp, Datum, Betrag und Steuernummern werden extrahiert und indexiert.
Suche und Retrieval
Finden Sie jedes Dokument in Sekunden — über Volltextsuche, Filterfunktionen oder direkt über die Fahrzeugakte. Kein Blättern in Ordnern, kein Raten, wo etwas abgelegt wurde.
Der Dokumenten-Workflow im Autohandel
Erfassung
Dokumente gelangen automatisch ins System: E-Rechnungen per E-Mail, Rechnungen aus dem Rechnungsprogramm, gescannte Papierdokumente per Upload. OCR erkennt Text in gescannten Dokumenten und macht sie durchsuchbar.
Klassifizierung
AutoPult erkennt den Dokumententyp automatisch (Rechnung, Kaufvertrag, Fahrzeugbrief, HU-Bericht) und ordnet das Dokument dem richtigen Fahrzeug, Kunden oder Geschäftsvorgang zu.
Archivierung
Das Dokument wird revisionssicher archiviert — unveränderbar, vollständig und mit allen Metadaten indexiert. Die 10-jährige Aufbewahrungspflicht für steuerrelevante Dokumente wird automatisch überwacht.
Retrieval
Jedes Dokument ist jederzeit über Volltextsuche, Filter oder die digitale Fahrzeugakte abrufbar — in Sekunden statt Minuten. Auch bei Betriebsprüfungen haben Sie alle Belege sofort parat.
Digital vs. Papier: Warum sich der Umstieg lohnt
| Kriterium | Papierarchiv | AutoPult DMS |
|---|---|---|
| Suchzeit pro Dokument | 5–15 Minuten | Unter 10 Sekunden |
| Platzbedarf | Mehrere Aktenschränke | Kein physischer Platz |
| Verlustrisiko | Hoch (Feuer, Wasser, Diebstahl) | Minimal (Backups, Cloud) |
| Zugriff von unterwegs | Nicht möglich | Jederzeit, überall |
| GoBD-Konformität | Aufwändig nachzuweisen | Automatisch gewährleistet |
| Betriebsprüfung | Tagelange Vorbereitung | Sofortiger Zugriff auf alle Belege |
| Vollständigkeitsprüfung | Manuell | Automatisch (fehlende Dokumente werden gemeldet) |
| Zusammenarbeit | Ein Ordner, ein Mitarbeiter | Gleichzeitiger Zugriff für alle |
Typische Dokumente im Autohandel
Einkaufsdokumente
- Einkaufsrechnung / Kaufvertrag
- Fahrzeugbrief (Zulassungsbescheinigung Teil II)
- Fahrzeugschein (Zulassungsbescheinigung Teil I)
- HU/AU-Bericht
- Servicehistorie / Scheckheft
- Vorbesitzer-Dokumentation
- Gutachten / Bewertung
- Transportdokumente (CMR)
Verkaufsdokumente
- Verkaufsrechnung / E-Rechnung
- Kaufvertrag
- Gelangensbestätigung (EU-Handel)
- USt-ID Prüfung
- Übergabeprotokoll
- Gewährleistungs-Dokumentation
- Finanzierungsunterlagen
- Abmeldebescheinigung
Das Herzstück des Dokumentenmanagements in AutoPult ist die digitale Fahrzeugakte. Hier werden alle Dokumente, die …
Die digitale Fahrzeugakte
Das Herzstück des Dokumentenmanagements in AutoPult ist die digitale Fahrzeugakte. Hier werden alle Dokumente, die zu einem Fahrzeug gehören, automatisch zusammengeführt — von der Einkaufsrechnung über Fotos bis zur Verkaufsrechnung und dem DATEV-Buchungsbeleg.
Inhalt der Fahrzeugakte
- Einkaufsdokumente und -rechnung
- Zulassungsdokumente (Brief, Schein)
- Fahrzeugfotos (Inserat-Fotos, Zustandsdokumentation)
- HU/AU-Berichte und Gutachten
- Werkstattaufträge und -rechnungen
- Verkaufsunterlagen und -rechnung
- Korrespondenz (E-Mails, Notizen)
- USt-ID Prüfungsergebnisse
- Gelangensbestätigungen
Vorteile der Fahrzeugakte
- Sofortiger Überblick: Alle Dokumente zu einem Fahrzeug auf einen Blick
- Automatische Zuordnung: Neue Dokumente werden via FIN zugeordnet
- Vollständigkeitsprüfung: AutoPult warnt, wenn Pflichtdokumente fehlen
- Historisierung: Auch nach dem Verkauf bleibt die Akte vollständig erhalten
- Betriebsprüfung: Auf Anfrage des Prüfers sofort alle Belege parat
GoBD-konforme Archivierung
| GoBD-Anforderung | Beschreibung | AutoPult-Umsetzung |
|---|---|---|
| Unveränderbarkeit | Archivierte Dokumente dürfen nicht verändert werden | Schreibschutz nach Archivierung, Hashwert-Prüfung |
| Vollständigkeit | Alle aufbewahrungspflichtigen Dokumente müssen erfasst sein | Vollständigkeitsprüfung pro Fahrzeug, Warnungen bei fehlenden Dokumenten |
| Ordnung | Systematische Ablage und Auffindbarkeit | Automatische Klassifizierung und Indexierung |
| Nachvollziehbarkeit | Änderungen und Zugriffe müssen protokolliert werden | Lückenlose Audit-Trails und Zugriffsprotokollierung |
| Zeitgerechte Erfassung | Dokumente müssen zeitnah erfasst werden | Automatische Erfassung bei Vorgangsbearbeitung |
| Aufbewahrungsfrist | 10 Jahre für steuerrelevante Dokumente | Automatische Fristüberwachung, Löschsperre |
| Maschinelle Auswertbarkeit | Daten müssen maschinell auswertbar bleiben | Strukturierte Metadaten, Volltextindex, Export-Funktion |
Volltextsuche: Jedes Dokument in Sekunden finden
Die Volltextsuche in AutoPult durchsucht nicht nur Dateinamen und Metadaten, sondern den gesamten Inhalt aller archivierten Dokumente. Gescannte Dokumente werden per OCR (Optical Character Recognition) erkannt und indexiert.
Suche nach FIN
Geben Sie die Fahrzeug-Identifizierungsnummer ein und finden Sie sofort alle Dokumente zu diesem Fahrzeug — Einkaufsrechnung, Fotos, Verkaufsrechnung, Werkstattaufträge.
Suche nach Kundennamen
Alle Rechnungen, Verträge und Korrespondenzen eines bestimmten Kunden auf einen Klick. Ideal für Kundenanfragen und Reklamationen.
Suche nach Rechnungsbetrag
Bei der Betriebsprüfung fragt der Prüfer nach einer bestimmten Rechnung über 24.500 Euro? Die Volltextsuche findet sie in Sekunden.
Suche nach Zeitraum
Alle Einkaufsrechnungen aus dem Q3 2025? Filtern Sie nach Dokumententyp und Zeitraum für einen schnellen Überblick.
Integration mit anderen AutoPult-Modulen
Rechnungsprogramm
Jede im Rechnungsprogramm erstellte Rechnung wird automatisch im DMS archiviert und der Fahrzeugakte zugeordnet — ohne manuellen Eingriff.
E-Rechnung
Eingehende und ausgehende E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung) werden automatisch gespeichert — sowohl die visuelle PDF- als auch die XML-Komponente.
DATEV-Export
Beim DATEV-Export können die archivierten Belegbilder automatisch mitgeliefert werden. Ihr Steuerberater hat Buchungssatz und Beleg zusammen.
Schluss mit Papierbergen und Aktenschränken
Digitalisieren Sie Ihre Dokumentenverwaltung mit AutoPult — GoBD-konform, durchsuchbar und vollständig in Ihren Autohandel integriert.