GoBD-konforme Archivierung im Autohandel
Revisionssichere Aufbewahrung aller Belege, Verträge und Rechnungen – automatisch, gesetzeskonform und jederzeit prüfbereit.
Aufbewahrungsfristen sind keine Empfehlung – sie sind Pflicht
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) gelten für jeden Unternehmer – unabhängig von Größe oder Rechtsform. Auch ein nebenberuflicher Autohändler mit wenigen Fahrzeugen pro Jahr ist betroffen. Eine einfache Ablage auf Festplatte, Dropbox oder USB-Stick ist nicht revisionssicher und genügt den Anforderungen nicht.
Was bedeutet revisionssichere Archivierung?
Der Begriff revisionssicher beschreibt eine Archivierung, die den GoBD-Anforderungen vollständig entspricht. Sechs Kriterien müssen erfüllt sein:
- Unveränderbarkeit: Archivierte Dokumente können nachträglich nicht verändert oder gelöscht werden
- Vollständigkeit: Alle steuerlich relevanten Dokumente werden lückenlos archiviert
- Auffindbarkeit: Jedes Dokument muss innerhalb angemessener Zeit auffindbar sein (Indexierung)
- Reproduzierbarkeit: Archivierte Dokumente müssen jederzeit in lesbarer Form darstellbar sein
- Maschinelle Auswertbarkeit: Digitale Daten müssen maschinell auswertbar bleiben – ein PDF-Ausdruck allein reicht nicht
- Protokollierung: Alle Zugriffe und Änderungen am Archiv werden lückenlos dokumentiert
Digitale Belege (E-Rechnungen, PDF) werden automatisch erfasst. Papierbelege werden gescannt – das sogenannte ersetze…
Der Archivierungsprozess – Schritt für Schritt
Beleg erfassen
Digitale Belege (E-Rechnungen, PDF) werden automatisch erfasst. Papierbelege werden gescannt – das sogenannte ersetzende Scannen erlaubt die Vernichtung des Originals nach korrekter Digitalisierung.
Indexieren & zuordnen
Jedes Dokument erhält eine eindeutige Indexierung: Belegart, Datum, Betrag, Geschäftspartner, Fahrzeug-VIN. So ist jeder Beleg in Sekunden auffindbar.
Revisionssicher speichern
Das Dokument wird im Archiv abgelegt – unveränderbar, mit Zeitstempel und Prüfsumme. Nachträgliche Änderungen sind technisch ausgeschlossen.
Protokollieren & bereitstellen
Jeder Zugriff auf das Archiv wird im Audit-Trail dokumentiert. Bei einer Betriebsprüfung können alle Daten im GDPdU/GoBD-Format exportiert und dem Prüfer maschinell auswertbar zur Verfügung gestellt werden.
Verfahrensdokumentation – oft vergessen, immer geprüft
Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie in Ihrem Unternehmen steuerlich relevante Daten erfasst, verarbeitet und archiviert werden. Sie umfasst fünf Bestandteile: Allgemeine Beschreibung (eingesetzte Software, Verantwortliche), Anwenderdokumentation (Workflows, Bedienung), Technische Systemdokumentation (Systemaufbau, Datenspeicherung), Betriebsdokumentation (Datensicherung, Zugriffskontrolle) und Internes Kontrollsystem (IKS). Fehlt die Verfahrensdokumentation bei einer Betriebsprüfung, kann das Finanzamt die Buchführung verwerfen – selbst wenn die Buchungen korrekt sind. AutoPult stellt eine Vorlage bereit, die Sie nur um Ihre individuellen Prozesse ergänzen müssen.
Aufbewahrungsfristen im Autohandel
| Dokumentenart | Frist | Beispiele aus dem Autohandel |
|---|---|---|
| Buchungsbelege | 10 Jahre | Ein- und Ausgangsrechnungen, Kassenbons, Bankbelege |
| Jahresabschlüsse | 10 Jahre | Bilanzen, GuV, Inventar |
| Buchführungsunterlagen | 10 Jahre | Konten, Journale, Kassenbücher |
| Kassendaten (TSE) | 10 Jahre | TSE-Daten, Z-Bons, Kassenberichte |
| Geschäftsbriefe | 6 Jahre | Angebote, Kundenanfragen, Auftragsbestätigungen |
| Kaufverträge | 6–10 Jahre | 6 J. als Vertrag, 10 J. als Buchungsbeleg |
| E-Mails mit Belegcharakter | 6 oder 10 Jahre | Bestellungen (6 J.), Rechnungen per E-Mail (10 J.) |
Wann beginnt die Frist?
Die Aufbewahrungsfrist beginnt immer mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt oder empfangen wurde. Eine Rechnung vom 15. März 2025 muss also bis mindestens 31. Dezember 2035 aufbewahrt werden.
Besondere Dokumente im Kfz-Handel
Fahrzeughandel
- Kaufverträge (Ein- und Verkauf)
- Rechnungen mit korrektem §25a-Ausweis
- Fahrzeugbriefe und Abmeldebestätigungen
- Gutachten und Bewertungen
- Provisionsabrechnungen
Werkstatt & Teile
- Aufträge und Kostenvoranschläge
- Werkstattrechnungen
- Lieferscheine für Ersatzteile
- Garantiebelege
- Prüfberichte (HU/AU)
Die 10 GoBD-Grundsätze auf einen Blick
Nachvollziehbarkeit & Nachprüfbarkeit
Jede Buchung muss über einen Beleg nachvollziehbar sein. Ein sachverständiger Dritter muss sich in angemessener Zeit einen Überblick verschaffen können.
Wahrheit & Klarheit
Alle Geschäftsvorfälle müssen wahrheitsgetreu, vollständig und übersichtlich abgebildet werden. Fiktive Buchungen sind unzulässig.
Vollständigkeit & Richtigkeit
Kein Beleg darf fehlen, kein Vorgang übergangen werden. Kontierungsfehler werden durch Stornobuchungen korrigiert – nie durch Überschreiben.
Zeitgerechtheit & Ordnung
Bargeschäfte täglich erfassen, unbare Vorgänge innerhalb von zehn Tagen. Die Buchführung muss systematisch geordnet sein.
Unveränderbarkeit
Einmal erfasste Buchungen und Belege dürfen nicht verändert oder gelöscht werden. Änderungen sind nur als dokumentierte Korrekturen zulässig.
Fortlaufende Aufzeichnung
Geschäftsvorfälle müssen zeitnah und in chronologischer Reihenfolge erfasst werden – nicht erst am Monats- oder Jahresende.
So stellt AutoPult GoBD-Konformität sicher
- Automatische Archivierung: Jede Rechnung, jeder Kaufvertrag und jeder Beleg wird automatisch revisionssicher archiviert
- Unveränderbarkeit: Einmal gespeicherte Dokumente können nicht verändert oder gelöscht werden – nur Stornos sind möglich
- Vollständige Protokollierung: Jeder Zugriff und jede Aktion wird im Audit-Trail lückenlos dokumentiert
- Maschinelle Auswertbarkeit: Export im GDPdU/GoBD-Format für Betriebsprüfungen
- Integrierte TSE: Das Kassensystem erfüllt die Anforderungen der KassenSichV
- Verfahrensdokumentation: Vorlage inklusive – ergänzen Sie nur Ihre individuellen Prozesse
GoBD-konform ab Tag 1
AutoPult archiviert automatisch – Sie können sich auf den Autohandel konzentrieren.
Häufig gestellte Fragen zur GoBD-Archivierung
Nein. Eine einfache Ablage auf der Festplatte, in Dropbox oder auf einem USB-Stick ist nicht revisionssicher. Dateien können dort verändert oder gelöscht werden, ohne dass dies nachvollziehbar ist. Sie benötigen ein System, das Unveränderbarkeit, Protokollierung und maschinelle Auswertbarkeit gewährleistet.
Nein, seit der Einführung des ersetzenden Scannens dürfen Sie Papierbelege digitalisieren und das Original vernichten – sofern der Scanvorgang in der Verfahrensdokumentation beschrieben ist und die Bildqualität den Anforderungen entspricht.
Fehlt die Verfahrensdokumentation bei einer Betriebsprüfung, kann das Finanzamt die gesamte Buchführung als nicht ordnungsgemäß verwerfen und Hinzuschätzungen vornehmen. AutoPult stellt eine Vorlage bereit, die Sie an Ihre Prozesse anpassen können.
E-Mails mit steuerlich relevantem Inhalt (Rechnungen, Bestellungen, Verträge) müssen im Originalformat archiviert werden – ein Ausdruck allein reicht nicht. AutoPult kann eingehende E-Mails automatisch dem richtigen Vorgang zuordnen und revisionssicher ablegen.
Ja, die GoBD gelten für jeden Unternehmer, der steuerlich relevante Unterlagen digital erstellt oder empfängt – unabhängig von Größe oder Rechtsform. Auch ein Ein-Mann-Betrieb mit wenigen Fahrzeugen pro Jahr muss die Anforderungen erfüllen.