Die E-Rechnung ist seit dem 1. Januar 2025 für alle B2B-Transaktionen in Deutschland verpflichtend. Für Autohändler bedeutet das: Jede Rechnung an gewerbliche Kunden muss in einem strukturierten elektronischen Format übermittelt werden. AutoPult bietet Ihnen eine vollständig integrierte E-Rechnung Software, die ZUGFeRD und XRechnung unterstützt — direkt aus Ihrem Fahrzeugverkaufsprozess heraus.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Im Gegensatz zu einer PDF-Rechnung, die lediglich ein digitales Bild darstellt, enthält eine E-Rechnung maschinenlesbare Daten nach der europäischen Norm EN 16931.
ZUGFeRD und XRechnung — Die zwei deutschen Standards
In Deutschland haben sich zwei E-Rechnungsformate durchgesetzt, die beide der EN 16931 entsprechen: ZUGFeRD (hybrides PDF+XML-Format, ideal für den B2B-Bereich) und XRechnung (reines XML-Format, Pflicht bei öffentlichen Auftraggebern). AutoPult unterstützt beide Standards vollständig — Sie müssen sich keine Gedanken machen, welches Format Ihr Kunde benötigt.
ZUGFeRD 2.x
Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland — ein hybrides Format, das ein maschinenlesbares XML-Dokument in eine visuell lesbare PDF/A-3-Datei einbettet. Ideal, wenn der Empfänger sowohl die visuelle als auch die strukturierte Rechnung benötigt.
- Kombination aus PDF und XML
- Visuell und maschinell lesbar
- Profile: Minimum, Basic, Comfort, Extended, XRechnung
- Basiert auf UN/CEFACT CII
XRechnung
Der deutsche Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber — ein reines XML-Format ohne visuelle Komponente. Pflicht bei Rechnungen an Bundesbehörden und viele Landesbehörden. Basiert auf UBL 2.1 oder UN/CEFACT CII.
- Reines XML-Format
- Pflicht für öffentliche Aufträge
- Übermittlung via Peppol oder Portal
- Strenge Validierungsregeln (KoSIT)
ZUGFeRD vs. XRechnung im Vergleich
| Merkmal | ZUGFeRD 2.x | XRechnung |
|---|---|---|
| Format | PDF/A-3 mit eingebettetem XML | Reines XML (UBL oder CII) |
| Visuell lesbar | Ja (PDF-Ansicht) | Nein (nur mit Viewer) |
| Maschinenlesbar | Ja (XML-Teil) | Ja |
| EN 16931 konform | Ja (ab Profil Comfort) | Ja |
| Einsatzbereich | B2B, B2G (als Profil XRechnung) | B2G (Pflicht), B2B |
| Verbreitung im Autohandel | Sehr hoch | Bei öffentlichen Aufträgen |
| Empfänger braucht spezielle Software | Nein (PDF lesbar) | Ja (XML-Viewer nötig) |
| AutoPult-Unterstützung | Alle Profile | Vollständig |
Alle Unternehmen in Deutschland müssen E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen und verarbeiten können. Papierrechnungen…
E-Rechnungspflicht 2025–2028: Der Zeitplan für Autohändler
Ab 01.01.2025 — Empfangspflicht
Alle Unternehmen in Deutschland müssen E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen und verarbeiten können. Papierrechnungen und einfache PDFs dürfen noch versendet werden, aber der Empfang von E-Rechnungen muss technisch möglich sein.
Ab 01.01.2027 — Versandpflicht (groß)
Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz müssen E-Rechnungen im B2B-Bereich aktiv versenden. Für die meisten Autohändler greift diese Stufe bereits — handeln Sie jetzt.
Ab 01.01.2028 — Versandpflicht (alle)
Alle Unternehmen — unabhängig vom Umsatz — müssen E-Rechnungen versenden. Papierrechnungen und einfache PDF-Rechnungen sind im B2B-Bereich dann nicht mehr zulässig.
Was bedeutet das konkret für den Autohandel?
Als Autohändler stellen Sie regelmäßig Rechnungen an gewerbliche Kunden: Firmenwagen, Leasinggesellschaften, andere Händler im EU-Handel. All diese Rechnungen müssen künftig als E-Rechnung erstellt werden. Besonders im Gebrauchtwagenhandel mit Differenzbesteuerung nach §25a UStG ergeben sich Besonderheiten, die Ihre E-Rechnung Software korrekt abbilden muss.
So funktioniert die E-Rechnung in AutoPult
AutoPult integriert die E-Rechnungserstellung nahtlos in Ihren Verkaufsprozess. Sie müssen sich nicht mit XML-Strukturen oder Validierungsregeln auseinandersetzen — das übernimmt die Software für Sie.
Fahrzeug verkaufen
Sie verkaufen ein Fahrzeug wie gewohnt im System. Alle relevanten Daten — Fahrzeugdaten, Käuferinformationen, Preise, Besteuerungsart — werden automatisch erfasst.
Format automatisch erkennen
AutoPult erkennt, ob Ihr Kunde ZUGFeRD oder XRechnung benötigt. Bei öffentlichen Auftraggebern wird automatisch XRechnung gewählt. Die USt-ID wird geprüft.
Validierung und Versand
Die E-Rechnung wird gegen die KoSIT-Prüfregeln validiert und per E-Mail oder Peppol versendet. Gleichzeitig wird sie im DMS archiviert und für den DATEV-Export vorgemerkt.
Automatische Formaterkennung
AutoPult erkennt automatisch, ob Ihr Kunde eine ZUGFeRD- oder XRechnung benötigt, und erstellt das passende Format. Bei öffentlichen Auftraggebern wird automatisch XRechnung verwendet.
Validierung vor Versand
Jede E-Rechnung wird vor dem Versand gegen die KoSIT-Prüfregeln validiert. So stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungen nicht aufgrund formaler Fehler abgelehnt werden.
Korrekte Steuerbehandlung
Differenzbesteuerung (§25a UStG), Reverse Charge, innergemeinschaftliche Lieferung — AutoPult bildet alle im Autohandel relevanten Besteuerungsarten korrekt in der E-Rechnung ab.
Vorteile der E-Rechnung für Autohändler
- Zeitersparnis: E-Rechnungen werden automatisch aus den Verkaufsdaten generiert — kein manuelles Abtippen mehr
- Fehlerreduktion: Strukturierte Daten vermeiden Übertragungsfehler bei Beträgen, Steuersätzen und Kundendaten
- Schnellere Bezahlung: Maschinenlesbare Rechnungen werden beim Empfänger automatisch verarbeitet und schneller freigegeben
- GoBD-Konformität: Die revisionssichere Archivierung der E-Rechnungen erfüllt die Anforderungen der GoBD
- DATEV-Integration: E-Rechnungen lassen sich direkt in den DATEV-Export übernehmen — Ihr Steuerberater freut sich
- Zukunftssicherheit: Sie erfüllen bereits jetzt alle Anforderungen der E-Rechnungspflicht 2025–2028
- Nahtlose Integration: Die E-Rechnung wird direkt aus dem Rechnungsprogramm von AutoPult erstellt
Unterstützte Formate und Standards
Ausgangsformate
- ZUGFeRD 2.0.1 / 2.1.1 / 2.2 (alle Profile)
- XRechnung 3.x (UBL und CII)
- Factur-X (französisches Pendant zu ZUGFeRD)
- PDF/A-3 mit eingebettetem XML
Eingangsformate
- Alle ZUGFeRD-Profile
- XRechnung (UBL und CII)
- Peppol BIS Billing 3.0
- Automatische Formaterkennung
GoBD-Konformität und revisionssichere Archivierung
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) stellen strenge Anforderungen an die Archivierung elektronischer Rechnungen. AutoPult erfüllt diese vollständig:
- Unveränderbarkeit: Archivierte E-Rechnungen können nachträglich nicht verändert werden
- Vollständigkeit: Alle Ein- und Ausgangsrechnungen werden lückenlos archiviert
- Nachvollziehbarkeit: Jede Änderung wird protokolliert (Verfahrensdokumentation)
- Aufbewahrungsfrist: Automatische Einhaltung der 10-jährigen Aufbewahrungspflicht
- Maschinelle Auswertbarkeit: Die strukturierten XML-Daten bleiben erhalten und sind jederzeit auswertbar
Alle archivierten Dokumente sind über das integrierte Dokumentenmanagement-System abrufbar und durchsuchbar.
Warum PDF-Rechnungen keine E-Rechnungen sind
Ein weit verbreiteter Irrtum: Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Eine E-Rechnung muss maschinenlesbare, strukturierte Daten nach EN 16931 enthalten. Eine einfache PDF ist lediglich ein digitales Bild einer Papierrechnung und erfüllt ab 2028 nicht mehr die gesetzlichen Anforderungen im B2B-Bereich.
Integration in den Autohandel-Workflow
Die E-Rechnung ist bei AutoPult kein nachgelagerter Prozess, sondern integraler Bestandteil des Fahrzeugverkaufs.
Verkaufsprozess
- Fahrzeug wird im System verkauft
- Käuferdaten inkl. USt-ID werden geprüft
- Besteuerungsart wird automatisch ermittelt
- Rechnung wird als E-Rechnung erstellt
- Validierung gegen KoSIT-Prüfregeln
- Versand per E-Mail oder Peppol
Eingangsrechnungen
- E-Rechnung wird per E-Mail empfangen
- Automatische Formaterkennung (ZUGFeRD/XRechnung)
- XML-Daten werden extrahiert und geprüft
- Zuordnung zum Fahrzeug/Vorgang
- Archivierung im DMS
- Buchungssatz für DATEV wird erstellt
E-Rechnung jetzt einführen — bevor die Frist abläuft
AutoPult macht den Umstieg auf E-Rechnung einfach. ZUGFeRD, XRechnung, DATEV-Export — alles integriert.